Accord de traitement des données

Dernière mise à jour : septembre 2026. Le présent accord, conclu en application de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), fait partie intégrante des conditions générales d'utilisation. Il lie chaque magasin utilisateur du Service (le « Responsable du traitement ») et LAVIGNE ROMAIN (le « Sous-traitant »).

1. Objet, durée, nature et finalité du traitement

Objet

Hébergement, lecture automatisée, stockage, affichage et analyse des documents et données du rayon fruits et légumes du Responsable du traitement, et fourniture des fonctions associées du Service (comptes, messagerie interne, tableaux de bord).

Durée

Durée du contrat conclu entre les parties, prolongée de la période de restitution et de suppression de l'article 9.

Nature

Collecte par dépôt de fichiers et saisie, extraction de texte, lecture par modèle de langage, structuration, stockage, consultation, comparaison, sauvegarde, restitution, suppression.

Finalité

Exécution du Service décrit à l'article 1 des conditions générales d'utilisation, à l'exclusion de toute autre finalité.

2. Catégories de données et de personnes concernées

Catégories de données

Bons de livraison et factures (fichier et texte intégral, incluant les coordonnées qui y figurent), lignes de produits et prix, fournisseurs (SIREN, dénomination), notes internes, messages internes (contenu chiffré de bout en bout, métadonnées en clair), identité et coordonnées des utilisateurs invités par le Responsable (prénom, nom, e-mail, téléphone, rôle), journaux d'accès.

Catégories de personnes concernées

Salariés et représentants du Responsable du traitement, fournisseurs et leurs représentants, toute personne physique dont les données figurent dans les documents déposés.

Aucune donnée dite sensible (article 9 du RGPD) n'est requise par le Service ; le Responsable du traitement s'abstient d'en déposer.

3. Obligations du Sous-traitant

• Instructions. Ne traiter les données que sur instruction documentée du Responsable du traitement ; les présentes conditions, l'utilisation des fonctions du Service et les demandes écrites du Responsable constituent ces instructions. Informer le Responsable si une instruction lui paraît contraire au RGPD.
• Confidentialité. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à une obligation de confidentialité et ne traitent que ce qui est nécessaire.
• Sécurité (article 32 du RGPD). Mettre en œuvre les mesures de l'article 5.
• Assistance. Aider le Responsable à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) dans un délai compatible avec le délai légal d'un mois, transmettre sans délai toute demande reçue directement, et l'assister pour ses obligations de sécurité, de notification des violations et, le cas échéant, d'analyse d'impact.
• Registre et documentation. Tenir la documentation permettant de démontrer le respect du présent accord et la mettre à disposition du Responsable.
• Localisation. Héberger les données dans l'Union européenne ; tout transfert hors de l'Union est encadré selon l'article 7.

4. Obligations du Responsable du traitement

Le Responsable du traitement s'assure qu'il dispose d'une base légale pour déposer les documents dans le Service et informe les personnes concernées, en particulier ses salariés et fournisseurs, lorsque la loi l'exige. Il désigne les utilisateurs, gère leurs rôles, révoque les accès et répond aux demandes des personnes concernées, avec l'assistance du Sous-traitant.

5. Mesures de sécurité

• Chiffrement des échanges : HTTPS avec HSTS entre l'utilisateur et le Service, TLS entre chaque composant interne (serveur d'application, base de données, cache).
• Authentification sans mot de passe par lien ou code à usage unique expirant en quinze minutes, double authentification par application ou clé de sécurité, blocage temporaire après échecs répétés.
• Cookies de session inaccessibles au script (HttpOnly), limités au site (SameSite=Strict), transmis uniquement en HTTPS, contenu chiffré ; sessions de deux jours, consultables et révocables par l'utilisateur.
• Cloisonnement des données par magasin ; contrôle des rôles à chaque requête.
• Messagerie interne chiffrée de bout en bout, les clés privées restant sur les appareils des utilisateurs.
• Sauvegardes quotidiennes de la base, chiffrées en AES-256 avant envoi vers un stockage situé dans l'Union européenne, clé de chiffrement détenue par le Sous-traitant hors de ce stockage.
• Journalisation des accès conservée six mois ; rapports d'erreur avec masquage intégral des textes et saisies.
• Mises à jour de sécurité régulières des composants ; accès d'administration limité aux personnes strictement nécessaires.

Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de toute évolution substantielle de ces mesures ; il ne peut en réduire le niveau de protection.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants, pour les finalités indiquées :

Le Sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations équivalentes à celles du présent accord et demeure pleinement responsable envers le Responsable du traitement de leur exécution. Tout ajout ou remplacement est notifié par écrit au Responsable du traitement au moins trente jours avant sa mise en œuvre. Le Responsable peut s'y opposer par écrit, pour un motif légitime, dans ce délai ; à défaut de solution acceptable, il peut résilier sans pénalité la partie du Service concernée.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées et traitées dans l'Union européenne. Deux exceptions limitées existent : le recours de secours au service OpenAI pour la lecture du texte d'un document, et la société éditrice de Sentry, établie aux États-Unis, dont la région de données utilisée est européenne. Ces transferts sont encadrés par la certification de ces sociétés au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et, à titre complémentaire, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le Sous-traitant n'effectue aucun autre transfert hors de l'Union sans l'accord écrit préalable du Responsable du traitement.

8. Violations de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement toute violation de données à caractère personnel le concernant sans délai injustifié et au plus tard quarante-huit heures après en avoir eu connaissance, à l'adresse e-mail de l'administrateur du magasin. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Le Sous-traitant coopère avec le Responsable pour lui permettre de remplir ses obligations de notification à la CNIL sous soixante-douze heures et, le cas échéant, d'information des personnes.

9. Restitution et suppression

Au terme du contrat, et à tout moment sur demande, le Sous-traitant remet au Responsable du traitement l'ensemble de ses données dans un format ouvert et lisible par machine (CSV ou JSON, fichiers PDF d'origine), sans frais, dans un délai de trente jours. Au terme de la période de restitution de trente jours suivant la fin du contrat, le Sous-traitant supprime les données des systèmes de production ; les copies contenues dans les sauvegardes chiffrées sont détruites au terme de leur cycle de rotation, au plus tard douze mois après. Le Sous-traitant atteste par écrit de la suppression sur demande. Il peut conserver les seules données que la loi lui impose de conserver, pour la durée légale.

10. Audit

Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Responsable peut, au plus une fois par an et avec un préavis de trente jours, réaliser ou faire réaliser par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité un audit des mesures du présent accord, pendant les heures ouvrées, sans perturber le Service, à ses frais. Le Sous-traitant peut d'abord répondre par un questionnaire écrit et des justificatifs ; un audit sur place n'intervient que si cette réponse est insuffisante.

11. Responsabilité et durée

Chaque partie répond des dommages causés par un traitement non conforme au RGPD qui lui est imputable. Le présent accord prend effet à la création du compte du magasin et demeure en vigueur jusqu'à la suppression complète des données. En cas de contradiction entre le présent accord et les conditions générales d'utilisation sur une question de protection des données, le présent accord prévaut.

Contact

Pour toute question relative au présent accord : romainlavigne92500@gmail.com.