Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : septembre 2026. Cette politique décrit les traitements de données personnelles réalisés par le site et le logiciel Distribution Manager, conformément aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Qui est responsable ?
- Responsable du traitement
- LAVIGNE ROMAIN
- Adresse
- 8 rue Paul Gimont
- Contact données personnelles
- romainlavigne92500@gmail.com
Deux situations coexistent :
- Pour votre compte utilisateur, la sécurité du service, le site public et les mesures techniques, l'éditeur est responsable du traitement. C'est l'objet de cette politique.
- Pour les documents et données métier déposés par un magasin (bons de livraison, factures, fournisseurs, notes internes, messages), le magasin est responsable du traitement et l'éditeur agit comme sous-traitant, selon l'accord de traitement des données. Si vous êtes salarié ou fournisseur d'un magasin et que vos données figurent dans ces documents, adressez-vous d'abord au magasin.
2. Quelles données, pour quoi faire, sur quelle base
2.1 Compte et authentification
Données : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, photo de profil (fournie par vous ou récupérée lors d'une connexion Google ou LinkedIn), rôle dans le magasin (administrateur, collaborateur, invité), langue et thème, date de création du compte, dernière adresse IP connue, horodatage d'un éventuel blocage temporaire après des tentatives de connexion échouées.
Données de session : identifiant de session, adresse IP et navigateur (user-agent) de chaque session ouverte, afin d'afficher vos appareils connectés et de vous permettre de les déconnecter.
Double authentification, si vous l'activez : secret d'application TOTP, ou identifiant public et nom d'appareil de votre clé de sécurité WebAuthn. Le code de vérification par SMS et le lien de connexion par e-mail sont à usage unique et expirent en quinze minutes.
Finalité : créer et sécuriser votre compte, vous connecter sans mot de passe, prévenir les accès frauduleux. Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) et intérêt légitime de sécurité (article 6.1.f).
2.2 Invitations et notifications
Lorsqu'un administrateur invite un collaborateur, l'adresse e-mail de l'invité et l'identité de l'inviteur sont conservées jusqu'à l'acceptation ou l'expiration de l'invitation. Si vous activez les notifications, l'adresse technique d'abonnement fournie par votre navigateur et ses clés de chiffrement sont conservées pour vous envoyer des notifications chiffrées. Base légale : exécution du contrat.
2.3 Documents et données métier (en qualité de sous-traitant)
Bons de livraison et factures déposés (fichier PDF complet et texte extrait), lignes de produits, prix d'achat et de vente, fournisseurs (SIREN, dénomination — qui peut être le nom d'une personne pour une entreprise individuelle), notes internes du magasin, messages échangés entre membres. Finalité : le service que le magasin a souscrit. Traitement pour le compte du magasin, sur ses instructions.
2.4 Lecture automatique des documents par intelligence artificielle
Pour lire un document, le service en extrait le texte (jamais l'image ni le fichier lui-même) et le soumet à un modèle de langage. Ce texte est celui du document dans son intégralité : il peut contenir la dénomination et les coordonnées du fournisseur, un numéro de facture, des mentions manuscrites. Le traitement se fait d'abord sur un modèle exécuté sur du matériel de l'éditeur en France ; lorsque ce premier passage est indisponible ou jugé peu fiable, le texte est soumis au service Mistral AI (France) et, à titre de secours seulement, au service OpenAI (États-Unis). Conformément aux conditions de ces services applicables à l'usage par API, les textes transmis ne sont pas utilisés pour entraîner leurs modèles.
Aucune décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD n'est prise : le résultat de la lecture est présenté à l'utilisateur, qui le vérifie, le corrige et le confirme avant tout enregistrement. Le modèle peut se tromper ; cette vérification humaine fait partie du service.
Amélioration de la lecture : les lectures et les corrections apportées par les utilisateurs d'un magasin sont conservées pour améliorer la fiabilité de la lecture des documents de ce magasin. Elles ne sont ni transmises à des tiers à cette fin, ni mutualisées avec d'autres magasins sans l'accord écrit du magasin. Base légale : exécution du contrat.
2.5 Fonctionnement, sécurité et amélioration du service
Journaux du serveur : adresse IP, date, page demandée, code de réponse, navigateur, pour la sécurité et le diagnostic. Rapports d'erreur : lorsqu'une erreur survient, un rapport technique est envoyé au service Sentry ; les enregistrements de session associés masquent l'intégralité des textes, des champs saisis et des images. Mesures d'usage : les pages consultées et les actions d'interface sont mesurées avec PostHog, sous un identifiant aléatoire, sans association à votre nom ni à votre e-mail, avec masquage des textes et des champs saisis dans les éventuels enregistrements de session, et sans suivi entre sites. Base légale : intérêt légitime (sécurité, diagnostic, amélioration du service). Vous pouvez vous opposer aux mesures d'usage en écrivant à l'adresse de contact.
2.6 Site public et demandes de contact
Le site public ne collecte aucune donnée. Si vous écrivez à l'éditeur pour demander une démonstration, votre message et vos coordonnées sont conservés le temps de traiter la demande, puis au plus trois ans après le dernier échange. Base légale : intérêt légitime (réponse à une sollicitation).
3. Combien de temps
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Durée du contrat du magasin, puis suppression dans les trente jours suivant la clôture du compte ou la fin du contrat |
| Session ouverte | Deux jours ; liste des sessions d'un utilisateur : trente jours |
| Codes et liens de connexion, jetons de parcours | Quinze minutes |
| Invitation en attente | Jusqu'à acceptation ou expiration |
| Brouillon de document en cours de lecture | Douze heures, puis suppression automatique |
| Documents confirmés, lignes, fournisseurs, notes, corrections de lecture | Durée du contrat, puis restitution sur demande et suppression dans les trente jours |
| Messages entre membres (chiffrés de bout en bout) | Durée du contrat ; appareils de messagerie inactifs : trente jours |
| Journaux du serveur | Six mois |
| Rapports d'erreur | Quatre-vingt-dix jours |
| Sauvegardes chiffrées | Cycle glissant d'environ un mois, archives chiffrées au plus douze mois |
| Demandes de contact | Trois ans après le dernier échange |
Le magasin peut être tenu, de son côté, de conserver ses pièces comptables pendant la durée légale (dix ans en droit français). Cette obligation lui incombe ; le service n'en est pas le support de conservation légale.
4. Où sont les données et qui y accède
L'application, la base de données et les fichiers déposés sont hébergés dans l'Union européenne chez Hostinger International Ltd. L'éditeur n'accède aux données que pour faire fonctionner, maintenir et sécuriser le service. Les prestataires suivants interviennent, chacun pour une finalité limitée et sous contrat :
| Prestataire | Finalité | Données | Localisation et garantie |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd (Hostinger) | Hébergement de l'application, de la base et des fichiers | Toutes | Union européenne |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Stockage des sauvegardes | Sauvegarde de la base, chiffrée (AES-256) avant envoi ; le prestataire ne détient pas la clé | Région Paris (eu-west-3) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi des e-mails de connexion, d'invitation et de synthèse, et des SMS de vérification | Adresse e-mail, prénom, numéro de téléphone, lien ou code à usage unique | France |
| Mistral AI SAS | Lecture des documents (second passage) | Texte du document | France |
| OpenAI | Lecture des documents, en secours seulement | Texte du document | États-Unis, certification Data Privacy Framework et clauses contractuelles types |
| Google Ireland Ltd, LinkedIn Ireland Unlimited Company | Connexion avec un compte Google ou LinkedIn, à votre choix | Identifiant, e-mail, photo de profil transmis par le fournisseur choisi | Irlande ; politiques : Google, LinkedIn |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Rapports d'erreur techniques | Erreur, navigateur, page, enregistrement de session intégralement masqué | Région de données Union européenne ; société certifiée Data Privacy Framework |
| PostHog Inc. | Mesures d'usage de l'interface | Pages et actions, identifiant aléatoire, adresse IP tronquée | Union européenne (Francfort) ; société certifiée Data Privacy Framework |
| Services de notification de votre navigateur (Google, Mozilla, Apple) | Acheminement des notifications si vous les activez | Contenu chiffré, illisible par ces services | Selon votre navigateur |
Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins publicitaires. En dehors des cas ci-dessus, les données ne sont communiquées qu'aux autorités qui y sont légalement habilitées.
5. Cookies et stockage sur votre appareil
- Cookie de session
SESSIONID: strictement nécessaire à l'authentification. AttributsHttpOnly,Secure,SameSite=Strict; contenu chiffré ; durée de vie deux jours. Des cookies techniques de courte durée portent les étapes du parcours de connexion (dont la connexion Google ou LinkedIn). Aucun consentement n'est requis pour ces cookies. - Stockage local du navigateur : thème, langue, état du compte (effacé à la déconnexion), et, pour la messagerie, vos clés de chiffrement personnelles, qui ne quittent jamais votre appareil.
- Fonctionnement hors connexion : l'application conserve dans le cache du navigateur une copie des dernières données consultées afin de rester utilisable en cas de coupure réseau. Sur un poste partagé, déconnectez-vous et effacez les données du site depuis les réglages du navigateur.
- Mesures d'usage et enregistrement des sessions : PostHog dépose un identifiant aléatoire dans le stockage local du navigateur, et Sentry enregistre les sessions en cas d'erreur avec masquage des textes. Ni l'un ni l'autre ne démarre avant votre accord, donné via le bandeau cookies ; votre choix, acceptation ou refus, est conservé six mois dans le stockage local et modifiable à tout moment via « Gérer mes cookies » (pied de page du site ou réglages de l'application). Cet identifiant ne permet pas de vous identifier et n'est pas partagé avec d'autres sites.
Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers n'est déposé.
6. Sécurité
Chiffrement des échanges (HTTPS avec HSTS, y compris entre les composants internes du service), connexion sans mot de passe par lien ou code à usage unique, double authentification proposée, cookies inaccessibles au script, jetons de session chiffrés, blocage temporaire après échecs répétés, sauvegardes chiffrées avant envoi hors du serveur, messagerie chiffrée de bout en bout (l'éditeur ne peut pas lire les messages), accès aux données limité aux personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vous, vous en serez informé conformément à l'article 34 du RGPD.
7. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Vous pouvez supprimer votre compte depuis vos paramètres ; si vous êtes le propriétaire d'un magasin, la clôture passe par une demande écrite afin d'organiser la restitution des données du magasin. Pour toute demande, écrivez à romainlavigne92500@gmail.com ; une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois. Une copie de vos données vous est fournie sur demande dans un format lisible par machine (CSV ou JSON), sans frais.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris cedex 07, www.cnil.fr.
8. Modifications
Cette politique évolue avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; toute modification substantielle est signalée dans l'application ou par e-mail avant son entrée en vigueur.